Procedura zgłoszeń wewnętrznych

CEL
Celem niniejszej procedury jest ujawnianie naruszeń prawa i ochrona osób ujawniających takie naruszenie w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Krotoszynie.

Przedmiot
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Podmiot – kto może być zgłaszającym

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony dotyczy osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. do:

1. pracownika;
2. pracownika tymczasowego;
3. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorcy;
5. prokurenta;
6. akcjonariusza lub wspólnika;
7. członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysty;
10. wolontariusza;
11. praktykanta

Ochrona zgłaszającego

Dane zgłaszającego są znane tylko osobie przyjmującej zgłoszenie, która posiada stosowne upoważnienie i jest zobowiązana do zachowania tajemnicy. Na wniosek zgłaszającego jego dane osobowe podlegają anonimizacji. 

Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że taka informacja stanowi informację o naruszeniu prawa.

Zapewniając ochronę pracodawca w szczególności:

1. podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie działań następczych, jak i po ich zakończeniu;
2. umożliwia dostęp do danych osobowych zgłaszającego jedynie osobie przyjmującej zawiadomienie;
3. zobowiązuje pracownika przyjmującego zgłoszenie, w przypadku otrzymania informacji o podejrzeniu podjęcia działań odwetowych wobec osób objętych ochroną, do natychmiastowego podjęcia działań wyjaśniających;
4. doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem Pracy, pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych
   i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej
   w dokonaniu zgłoszenia.

Procedura dokonania zgłoszenia

1. Zgłoszenie dokonuje się poprzez jeden z ustalonych kanałów umożliwiających zachowanie anonimowości.
2. Po otrzymaniu zawiadomienia, osoba przyjmująca zgłoszenie w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Dokonuje ona jednocześnie anonimizacji dokumentów, jeśli zgłaszający chce pozostać anonimowy. 
3. W terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zawiadamiającemu przekazywana jest informacja zwrotna, która zawiera informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzenie naruszenia prawa
   w szczególności kary wynikające z Regulaminu Pracy czy innych obowiązujących przepisów. 

Procedura nie obejmuje zgłoszeń anonimowych

Kanały zgłoszeń

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne adresy do kontaktu:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgloszenie@pcprkrotoszyn.pl,
2. w formie pisemnej na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Krotoszynie, ul. Floriańska 10, 63-700 Krotoszyn z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie nieprawidłowości”.

Dostęp do poczty ma jedynie pracownik posiadający stosowne upoważnienie.
Przy wysyłaniu zgłoszenia pocztą „tradycyjną” zaleca się włożyć zgłoszenie w kopertę, którą umieszcza się w drugiej.

W celu ułatwienia anonimizacji danych zachęcamy do korzystania z ustalonego formularza – dostępnego poniżej.

Osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych
(stan na 25.09.2024 r.)

1. Janusz Marszałek – upoważnienie nr 1/ZW/2024 z dnia 16.09.2024 r.
2. Edyta Karwacka – w przypadku nieobecności powyżej 5 dni osoby wymienionej
   w pkt 1 – upoważnienie nr 1/ZW/2024 z dnia 16.09.2024 r.

Podstawa prawna

1. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U.UE.L.2019.305.17).
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
3. Zarządzenie Nr 18/2024 Dyrektora PCPR w Krotoszynie z dnia 16 września 2024 r. w sprawie wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.